Mobile Zeiterfassung wird immer wichtiger
Thomas Jacob 28/02/2019Seit einigen Jahren nimmt die Notwendigkeit für die mobile Arbeitszeiterfassung zu. Mit dem Fortschreiten der allgemeinen Digitalisierung hat sich auch die Arbeitswelt verändert. Zentrale Themen der modernen Arbeitswelt sind Mobilität und Flexibilität, denn der normale Arbeitsalltag wird zukünftig nicht mehr zwingend an einem Ort stattfinden.
Daher müssen nicht nur betriebliche Abläufe angepasst werden, sondern auch die Entwicklung entsprechender Software-Lösungen. Nur so kann der Arbeitnehmer von morgen effizient arbeiten. Aber was für Möglichkeiten bietet eine digitale Zeiterfassung? Welche Vorteile verspricht sie und mit welchen Nachteilen werden Nutzer tagtäglich konfrontiert?
Mobile Zeiterfassung: Bedeutung und Nutzung im Arbeitsalltag
Wenn ein Arbeitnehmer außerhalb des Unternehmens tätig ist, kann seine Arbeitszeit mithilfe mobiler Technik erfasst werden. Das bedeutet, dass altmodische Systeme wie Stempelkarten oder handschriftliche Stundenzettel nicht mehr notwendig sind. Sie werden durch digitale Software ersetzt.
Per Smartphone oder über Tablet kann die Arbeitszeit im Handumdrehen mithilfe einer App erfasst werden. Die Voraussetzung dafür ist eine zu installierende Software. Aber es gibt auch alternative Lösungen. Bei webbasierten Tools muss keine Software auf dem Smartphone oder Laptop installiert werden. Der Mitarbeiter meldet sich direkt über einen Browser an. Allerdings benötigt er dafür eine Internetverbindung.
Einsatzmöglichkeiten
Mobile Tools zur Zeiterfassung gibt es für alle Branchen. Im Handwerk beispielsweise sind Monteure den ganzen Tag unterwegs. Mithilfe von mobilen Tools bekommen sie Aufträge, können Lagerbestände abfragen und ihre Zeiten beim Kunden erfassen.
Auch Verkäufer für mittelständische Unternehmen sind oft mobil im Einsatz. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter im Außendienst ihre Zeiten einfach und schnell erfassen können. Erfasst werden zum Beispiel Zeiten für einen Termin, Fahrzeiten zum Kunden, Pausen oder auch Zeiten im Home-Office.
Vor- und Nachteile
Die Bedienung der Tools ist zeit- und ortsunabhängig. Das ist ein großer Vorteil. Wichtig bei der Tool-Entwicklung ist der Fokus auf eine einfache und intuitive Bedienung. Denn je einfacher das Tool zu nutzen ist, desto leichter ist der Einstieg für den Mitarbeiter. Eine unkomplizierte Arbeitszeiterfassung, die genau und immer aktuell ist, macht die Arbeit transparenter. So wird die Kontrolle über die tatsächliche Leistung des Mitarbeiters möglich.
Allerdings können durch das Nutzen solcher Tools auch Nachteile entstehen. Mitarbeiter könnten sich nämlich überwacht fühlen. Daher sollten die Mitarbeiter möglichst früh in den Prozess der Einführung eingebunden werden. Die Pflicht, bei sich ein ständig einsatzbereites Endgerät zu tragen, kann ebenfalls auf Unverständnis stoßen. Deswegen ist die Einwilligung der Mitarbeiter zur Erfassung personenbezogener Daten im Rahmen des Datenschutzes erforderlich
Anbieter für mobile Zeiterfassung
Es besteht eine große Auswahl an Tools und Apps von verschiedenen Software-Anbietern. So können Android-Phone, iPhone oder iPad Benutzer auf eine große Anzahl an Apps zurückgreifen, die bei der Zeiterfassung helfen sollen. Für Unternehmen empfehlen sich grundsätzlich Tools von professionellen Anbietern wie das Zeiterfassungsprogramm edtime. Die mobile Zeiterfassung mit edtime garantiert eine gesetzeskonforme Lösung. Die Softwarelösung bietet folgende Funktionen an:
- Eine digitale Stempeluhr, die einfach und benutzerfreundlich ist
- Die Einhaltung der Vorgaben aus dem Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Aufbewahrung von rechtsrelevanten Dokumenten in einem geschützten Rechenzentrum
- Eine flexible Personalverwaltung, anpassbar an die entsprechenden Beschäftigungsverhältnisse
- Erfassung von Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit etc.
Weitere Informationen zu aktuellen Entwicklungen in der Zeiterfassung für KMU bietet der Leitfaden von Mittelstand Digital.
