Welchen Einfluss die Cloud-Technologie auf die Lohnabrechnung hat
Thomas Jacob 22/04/2025Neben großen Konzernen sind auch kleine sowie mittelständische Unternehmen dazu verpflichtet, im Rahmen der Buchhaltung eine Lohnabrechnung anzufertigen. Das dient der Transparenz und sorgt dafür, dass Behörden Zugriff auf korrekte Daten haben. Dabei ist der Prozess mitunter zeitaufwendig und komplex. Abhilfe schafft hier die Cloud-Technologie. Mithilfe dieser haben Unternehmen die Möglichkeit, die Effizienz innerhalb der Lohnabrechnung deutlich zu steigern und das bei einem geringen Ressourcenbedarf.
Welche Aufgaben die Lohnabrechnung erfüllt
Die Hauptaufgabe der Lohnabrechnung besteht in der Erfassung, der Abrechnung sowie der Buchung von Löhnen. Zu den weiteren Tätigkeitsbereichen zählen:
- Pflege der Personalstammdaten
- Verwaltung von Lohnkonten und Lohnlisten
- Einhaltung gesetzlicher Meldepflichten
Die korrekte Berechnung der Löhne sorgt dafür, dass sowohl Steuern als auch Sozialabgaben in der richtigen Höhe an die jeweils zuständige Behörde abgeführt werden. Dabei müssen Unternehmen branchenspezifische Regelungen berücksichtigen. Für Bauunternehmen beispielsweise gilt, dass diese Beiträge an die Soka-Bau entrichten müssen. Hierbei handelt es sich um die Sozialkasse für das Bauhauptgewerbe.
Vereinfachung von Prozessen durch die Cloud-Technologie
Früher stellte die Lohnabrechnung einen komplexen Prozess dar, der mit viel Aufwand einhergegangen ist. Grund hierfür ist, dass Mitarbeiter Daten manuell eingeben und hierfür die richtigen papierbasierten Dokumente vorliegen haben mussten. Zudem mussten die Berechnungen selbst durchgeführt werden. Dementsprechend war die Lohnabrechnung mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand und entsprechenden Kosten verbunden. Immer wieder entstanden Fehler durch manuelle Berechnungen.
Mittlerweile schafft die Cloud-Technologie Abhilfe, indem zahlreiche Prozesse automatisiert werden, die zuvor manuell abgewickelt wurden. Cloud-basierte Lohnabrechnungsprogramme sind in der Lage, Daten automatisch zu erfassen und zu verarbeiten. Dabei reduziert sich die Fehleranfälligkeit aufgrund vollautomatischer Prozesse deutlich.
Auswirkungen auf die Kostenstruktur und Skalierungsmöglichkeiten
Die Implementierung einer Cloud-basierten Lohnabrechnungssoftware hat positive Auswirkungen auf die anfallenden Kosten. Das liegt daran, dass Unternehmen keine teure Hardware mehr kaufen und integrieren müssen. Stattdessen wird ein Cloud-Dienst genutzt, wobei sich der jeweilige Anbieter um die Bereitstellung der erforderlichen Hardware kümmert.
Die Auslagerung hat zudem den Vorteil, dass Unternehmen keine teuren Hardware-Upgrades durchführen müssen, wenn hohe Wachstumsraten erzielt werden. Grund hierfür ist, dass viele Cloud-Anbieter bei Bedarf eine Anpassung der bereitgestellten Ressourcen bieten. Das macht Cloud-basierte Lohnbuchhaltungsprogramme zu einem Tool, das eine hohe Flexibilität gewährleistet. Die Anpassbarkeit der Software ist auch bei saisonalen Schwankungen hilfreich.
Verbesserung der unternehmensinternen Zusammenarbeit
Unternehmen sind auf eine reibungslose interne Kommunikation angewiesen, damit es bei der Abwicklung von betrieblichen Prozessen nicht zu Problemen kommt. In der Vergangenheit war es daher erforderlich, dass sämtliche Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung in einem Büro gearbeitet haben. Werden jedoch Cloud-basierte Lohnbuchhaltungsprogramme in den Unternehmensalltag integriert, haben Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf relevante Datensätze. Das bedeutet, dass Mitarbeiter auch von einem anderen Standort oder unterwegs arbeiten können, ohne dass sich dies negativ auf die Kommunikation auswirkt. Benötigt wird lediglich eine zuverlässige Internetverbindung. Dabei haben nicht nur Lohnbuchhalter, sondern auch Führungskräfte sowie Personalabteilungen stets Zugriff auf Daten in Echtzeit. Das verbessert nicht nur die Zusammenarbeit. Auf Basis aktueller Daten lassen sich sinnvolle strategische Entscheidungen treffen, was einen großen Wettbewerbsvorteil darstellt.
Erhöhung der Datensicherheit
Im Rahmen der Lohnabrechnung werden sensible Mitarbeiterdaten verarbeitet. Diese dürfen nicht in die Hände von Dritten fallen. Daher kommt der Datensicherheit eine besondere Bedeutung zu. Vor allem kleine sowie mittelständische Unternehmen haben oftmals nicht das Know-how, um sicherzustellen, dass die Daten ausreichend gesichert werden. Dementsprechend macht es für viele Unternehmen Sinn, ein Cloud-basiertes Lohnabrechnungsprogramm zu verwenden. Grund hierfür ist, dass sich ein solches System um die Verschlüsselung der Daten kümmert. Dabei kommen bei modernen Cloud-Anbietern aktuelle Verschlüsselungstechnologien zum Einsatz, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
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