Rechnungen automatisch prüfen – für wen es sich lohnt und warum
Daniel 19/05/2012Es ist kein Geheimnis, dass ich mit Internetprojekten Geld verdiene und auch mit einer eigenen Textagentur im Internet tätig bin. Angefangen habe ich damit Anfang 2010 und kann mich bisher nicht beschweren. Allerdings übe ich diese Tätigkeit nur nebenbei aus und bin hauptberuflich Elektroniker. Somit bleibt mir nicht immer viel Zeit für die aufwendige Buchhaltung.
Momentan halte ich es eher so, dass ich einmal pro Woche die Buchhaltung vollziehe. So habe ich einen Arbeitsaufwand pro Woche von etwa 2-3 Stunden. Für ein Kleinunternehmen was nebenbei läuft eigentlich recht viel, dafür ist es allerdings von großer Bedeutung.
Warum benötige ich so viel Zeit dafür?
Es gibt mehrere Gründe warum ich 2-3 Stunden dafür benötige. Diese möchte ich euch nicht vorenthalten und auf die Wichtigkeit eingehen. Zunächst muss ich jedoch anmerken, dass der Zeitaufwand nicht vergleichbar ist, da es je nach Kleinunternehmen unterschiedlich sein kann.
Ich habe mir vor einiger Zeit ein Ampelsystem angeeignet. Mit diesem lässt sich sehr gut arbeiten und gehört zum festen Geschäftsprozess. In der Woche erstelle ich anfallende Rechnungen und ordne sie in die gelbe Mappe ein. Eingegangene Rechnungen werden in den roten Ordner abgelegt und eventuell schon erledigte Rechnungen in den grünen Ordner. Am Ende der Woche gehe ich die Rechnungen im grünen Ordner durch und hake sie ab. Die erstellten Rechnungen vergleiche ich mit den Kontobewegungen und buche sie als bezahlt ein.
Bevor ich sie allerdings im Wiso Steuer-Sparbuch für meine Einnahme-Überschuss-Rechnung schlussendlich hinterlege und in einem Ordner für das jeweilige Jahr ablege, muss ich diese jedoch noch prüfen.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Besonders bei den Rechnungen gibt es Pflichtangaben die unbedingt vorhanden sein müssen. Dabei unterscheidet man zwischen Kleinbetragsrechnungen und „normalen Rechnungen“ (mir fällt das Wort jetzt nicht ein). Im §14 UStG Absatz 4 ist dies genau geregelt. Demnach müssen folgende Angaben vorhanden sein:
– Name und Anschrift des eigenen sowie des leistenden Unternehmens
– Steuernummer oder USt-ID des leistenden Unternehmens (*)
– Ausstellungsdatum
– fortlaufende und einzigartige Rechnungsnummer
– Menge und Art der Lieferung, Umfang und Art der Leistung
– Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
– Nettobetrag / Bruttobetrag je nachdem ob §19 UStG gewählt wurde
– Steuersatz
Rechnungen automatisch prüfen lassen – brauch ich das?
Eine Überprüfung der Eingangsrechnung ist von enormer Bedeutung. So können eventuelle Betriebsprüfungen für große Probleme sorgen, wenn bei der Buchhaltung schlampig gearbeitet wird. Dies betrifft eben auch die Überprüfung von Eingangsrechnungen. Übernommen werden kann dies auch von externen Firmen (Stichwort Outsourcing), wie es zum Beispiel flowdocs.de übernimmt.
Aber brauch ich eine solche Dienstleistung? Für Kleinunternehmen, so wie es bei mir der Fall ist, sind die Rechnungen noch recht übersichtlich und daher brauche ich eine solche Dienstleistung nicht zwingend. Jedoch weiß man nie was die Zukunft bringt. Outsourcing ist daher auch bei Kleinunternehmen keine Seltenheit.
Noch einmal aber der Hinweis, dass die Prüfung der Eingangsrechnungen enorm wichtig ist. Bei eventuellen Prüfungen können hohe Steuernachzahlungen anfallen, wenn die Pflichtangaben unvollständig sind. Aber ob man die Arbeit selber erledigen möchte oder einer externen Firma übergibt, das muss am Ende jeder für sich selbst entscheiden.
Es handelt sich hierbei um keine Rechtsberatung. Foto: RainerSturm / pixelio.de