Durch ein digitales Archiv zur höheren Unternehmensleistung
Daniel 20/01/2012Wenn ein Unternehmen sich langfristig am Markt mit seinem Produkt oder seiner Dienstleistung behaupten will, muss es flexibel und schnell auf Änderungen oder Kundenwünsche reagieren können. Dies war und ist kein Geheimnis. Insbesondere etablierte Firmen habe es oft schwer, sich dem immer schneller werdenden Rhythmus der Zeit anzupassen.
Dabei stellen diese Unternehmen nicht nur mit ihrem Knowhow, sondern vor allem mit ihrer Erfahrung genau das zur Verfügung, was Kunden schätzen und als wichtiges Auswahlkriterium benennen.
Doch um im immer härter werdenden Konkurrenzkampf der einzelnen Branchen bestehen zu können, muss das Unternehmen sich stetig modernisieren. Und hier reichen nicht nur firmeneigene Datenbanken oder Kommunikationssysteme. Im besten Fall wird jeder Vorgang und jede Akte digital archiviert. Nur so kann ein Unternehmen die schnellst mögliche Bearbeitung eines Anliegens oder Vorgangs gewährleisten.
Und natürlich gilt es nicht nur die aktuellsten Projekte, Dokumente oder Akten digital den jeweiligen Abteilungen zur Verfügung zu stellen.
Es muss das komplette Firmenarchiv zugänglich gemacht werden. Das entscheidende und bereits erwähnte Schlagwort: digital archivieren. Nur so erhält man ein firmeninternes Netzwerk, das nicht nur eine schnelle und nachvollziehbare Bearbeitung garantiert sondern es erleichtert auch die Zusammenarbeit der kaufmännischen Bereiche wie Buchhaltung, Rechtswesen oder Logistik.
Da insbesondere alteingesessene Betriebe über ein sehr umfangreiches Archiv verfügen, lohnt es sich oftmals einen externen Dienstleister zum Digitalisieren des Archivs zu beauftragen. Einen umfangreichen und zuverlässigen Service bietet SAGA an. Unternehmen wie Saga scannen die unterschiedlichen Dokumente und Medien – sogar Mikrofilm, Baupläne etc. – und übertragen die Unterlagen in das von der Firma gewünschten Dateiformat. Darüber hinaus werden auch Akten vollständig digital archiviert, d.h. wenn die Akte später im System wieder aufgerufen wird, kann der komplette Vorgang eingesehen und nachverfolgt werden.
So ein Dienstleister sollte sowohl das Scannen als auch das anschließende Digitalisieren und Archivieren übernehmen. Nur so kann ein nachhaltiges und solides Ergebnis beim Digitalisieren der Firmendokumente erzielt werden. Zudem sind Schulungen für das Personal der betreffenden Abteilungen empfehlenswert, damit die Firma weiterhin effektiv und fortwährend digital archivieren kann. Wahlweise kann der Dienstleister auch dauerhaft mit diesem Prozess beauftragt werden, um einen reibungslosen Geschäftsablauf sicher zu stellen.
