Als Selbständiger auf Hilfe setzen und die Arbeit einteilen

Daniel 08/06/2012


Wer sich in die Selbständigkeit begibt kann durchaus in der Zukunft damit rechnen, dass er gewisse Aufgaben auslagern muss oder an anderen Projekten mitarbeitet. Dabei ist die Aufteilung der Aufgaben und die optimale Auslastung der Ressourcen von enormer Bedeutung. Zeit sparen und die gesparte Zeit wieder optimal nutzen ist die Devise.

Ich erwische mich selbst immer wieder dabei, wie ich eine Aufgabe mal schleifen lasse oder an anderer Stelle hätte mehr Zeit einsparen können. Gleiches gilt natürlich auch für Aufgaben die ich anderweitig verteile und abgebe oder wenn ich selbst mich an größeren Projekten beteilige.  Wohlgemerkt bin ich nur nebenbei selbständig. Da ist es mindestens genauso wichtig. 

Wie kann ich meine Ressourcen und Aufgaben planen und verteilen?

Eine sehr gute Frage, die immer wieder aufkommt. Es gibt zahlreiche Tools und Programme im Netz die dabei helfen können. Ein Kalender ist natürlich das A und O. Ich habe ein großes Problem damit, mehrere verschiedene Programme nebeneinander laufen zu lassen. Dies bezieht sich auch auf die Kalender, weshalb ich Thunderbird mit dem Google Kalender synchronisieren wollte und es am Ende auch tat. Die Erinnerungen und Termine werden mir direkt vor die Nase gesetzt und somit vergesse ich hoffentlich weniger.

teamlab-boetech

Aber damit kann ich natürlich die Aufgaben noch nicht verteilen und mit den Partnern teilen. Aus diesem Grund habe ich mich z.B. für Teamlab entschieden. Das ist eine Onlinelösung die für mich kostenlos ist und ich Projekte erstellen kann, Teammitglieder anlege und die Aufgaben entsprechend verteile und Termine anlege. Auch hier werde ich per Email an die Aufgaben und Termine erinnert. Eine wirklich sehr gelungene Lösung.

Gibt es auch professionelle Lösungen?

Auch professionelle Lösungen wären eine Möglichkeit, so zum Beispiel dieses Tool für die  Ressourcenplanung. Solche Tools sind in der Lage, sogar freie Ressourcen durch Ampelsysteme anzuzeigen. Zeiten, Auslastungen und Termine zu verwalten.

ressourcenplanung-software

Die Grafik zeigt dabei natürlich nur einen Bruchteil von dem was mit so einem Tool möglich ist. Für mich ist ein solches Tool natürlich zu viel und auch nicht notwendig. Wer allerdings in einer Agentur mit mehreren Mitarbeitern und zusätzlichen Freelancern arbeitet, der wird früher oder später nicht daran vorbeikommen, auf eine zusätzliche Software zu verzichten.

Warum denn nun auf Hilfe setzen?

Wir fangen dabei einfach mal bei den Steuern an. Sämtliche Rechnungen (Eingang wie Ausgang) müssen verbucht werden. Bei der Kleinunternehmerregelung ist das noch relativ einfach und die Buchhaltung kann selbst gemacht werden. Viele suchen sich aber dafür einen Steuerberater, wenn sie selbst die Maße nicht verarbeiten können und auch steuerlich nicht zu 100% Wissen mitbringen.

Jetzt gehen wir einmal davon aus, ihr bekommt einen großen Auftrag herein oder könntet euch für einen bewerben. Als Textagentur habe ich diese Fälle schon häufiger gehabt und war froh, hier andere Texter zur Hilfe zu nehmen. Irgendwann werden sich auch diese bei euch melden, sollten sie größere Aufträge erhalten. Da lässt es sich sehr gut gemeinsam und nicht gegeneinander arbeiten.

Ihr habt die Möglichkeit eine neue Webseite zu erstellen und diese mit Leben zu füllen. Jetzt kann es vorkommen, dass ihr programmiertechnisch früher oder später an eure Grenzen gelangt. An diesem Punkt muss man sich die Frage stellen, ob man nicht lieber einen externen Programmierer als Freelancer befragt. Das kann unter Umständen schneller und effektiver sein.

Ich könnte diese Liste jetzt ewig so weiterführen und weitere Beispiele nennen. Es wurde aber hoffentlich deutlich, wie wichtig dann eben auch die Aufgabenverteilung und richtige Auslastung der Ressourcen ist. Den Überblick sollte man grundsätzlich immer behalten können.

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